Kuidas hallata suumikoosolekuid

23
Kuidas hallata suumikoosolekuid

Postitas 10. jaanuaril 2022 johnspence

Liituge Johni ajaveebiga

Hankige uusimad ajaveebi värskendused teie postkasti.

Saatsin selle märkuse ühele oma coachingu kliendile. Covidi tõttu toimus peaaegu kogu tema suhtlus oma meeskonnaga Zoomi koosolekute kaudu, nii et ta küsis minult nõu, kuidas need võimalikult tõhusaks muuta.

Robin,

Meie eelmisel nädalal toimunud arutelule tuginedes tahtsin selle ülevaate kokku panna, et teie Zoomi koosolekuid paremaks muuta. Olen kindel, et te juba teate ja teete enamikku neist asjadest, kuid on tore, kui teil on meeldetuletus ja võib-olla mõned uued nipid. Siin on kõik, mis meelde tuli.

1. Olge päevakava.

Istuge maha vähemalt kolm-neli minutit enne koosolekut, võtke välja paber ja valmistuge koosolekuks nagu tavaliseks koosolekuks. Koostage koosoleku päevakava, konkreetne eesmärk ja loend teabest, mida peate jagama ja koguma. Isegi kui te Zoomi koosolekut ei juhi, peaksite siiski olema erakordselt hästi ette valmistatud.

2. Enne ühenduse loomist puhastage oma laud ja meel.

Lülitage välja teised monitorid, kui teil need on, lülitage telefon välja ja hankige oma lauale puhas osa, kus saate ilma segajateta istuda ja märkmeid teha. Keskenduge täielikult koosolekule. Ärge proovige multitegumtööd teha.

3. Tule valmis.

Hoidke koosoleku jaoks vajalikku teavet juba käepärast: kalender, aruanded, andmed, memod, organisatsiooni diagramm. Te ei soovi koosoleku ajal seda kraami otsida. Samuti veenduge, et olete koosolekuga seotud märkmed või teabe hoolikalt läbi lugenud.

4. Veenduge, et näete Zoom-kõnes hea välja.

Vältige taustvalgustust. Hankige oma näole hea valgustus. Kasutage kvaliteetset kaamerat ja mikrofoni. Kui lähete ilma rohelise ekraanita, veenduge, et teie taga olev õhkkond oleks puhas ega segaks tähelepanu. Lisaks veenduge rohelise ekraani kasutamisel, et valitud taust ei segaks tähelepanu. Rääkides vaadake otse kaamerasse. Nii tundub, et loote kõnes osalejatega silmside. Kui inimesed ei näe teid selgelt ega kuule teid, kahjustab see oluliselt kohtumise edukust.

5. Veenduge, et kohtumisel oleksid selged põhireeglid ja ootused.

Kui kaua Zoomi koosolek kestab? Mis on koosoleku üldine eesmärk? Kes on kõnes ja miks? Mis on kohtumise konkreetne soovitud tulemus? Selle käsitlemiseks peaks kuluma vaid mõni sekund, kuid oluline on häälestada ja kontrollida, miks see kohtumine on vajalik. Kui olete koosoleku eestvedaja, siis soovitan tungivalt see info välja saata vähemalt päev enne koosoleku toimumist, et kõik teaksid põhireegleid ja jõuaksid koosolekule hästi valmistunud.

6. Kasutage koosoleku ajal järgmisi tööriistu, et hoida vestlus keskendunud ja õigel teel.

  • Kõik osalevad: võtke aeg-ajalt ühendust konkreetsete inimestega, et veenduda, kas nad on seotud või saada teada nende ainulaadset asjatundlikkust või arvamust. John, mis sa sellest arvad? Wendy, kas sul on midagi lisada? Bob, ma tahaksin kuulda teie mõtteid selle kohta. Sue, me pole sinust mõnda aega midagi kuulnud; mis sa sellest ideest arvad?
  • Taju kontrollivad küsimused: Kas see kõlab hästi? Milliseid probleeme näete? Kas kellelgi on see üldse ebamugav? Kas kellelgi on muret? Kas see on 100% selge? Kas see tundub mõistlik? Millest peaksime rohkem rääkima, kui kõik on telefonis? Kas on mõni küsimus, mille oleme unustanud küsida või midagi, mille oleme välja jätnud?
  • Kontrollküsimused: see aitab “kontrollida”, kui palju teavet inimene edastab – kas väga keskendunud või ammendava vastuse. Mis on probleem number üks… Palun öelge mulle, millised on teie arvates kolm peamist põhjust … Mis on kõik selle ümber… Kas saaksite meiega jagada kõike, mida me teie arvates peame teadma … Mida peate kaheks või kolmeks kõige olulisemaks … Sama üksikasjalikult kui vähegi võimalik, võiksite aidata mul mõista teie mõtteid…
  • Padjad: mida paned raske või terava küsimuse ette, et seda kergendada ja näidata teisele inimesele, et esitate selle raske küsimuse, kuna proovite teda aidata. Et saaksin teie meeskonda paremini toetada, võiksite mulle selgitada… Et veenduda, et teil on kõik, mida vajate, palun jagage seda minuga… Kuna ma tean, et see on teie jaoks oluline, siis kas teil kulub aega, et läbida…
  • Seisundi avaldus: selle esitate keerulise või terava küsimuse ette, et selgitada, miks te seda küsite: Vaatasin aruannet ja märkasin XXX, mis pani mind imestama… Rääkisin Frediga IT-st ja ta tõi välja suurepärase punkti; ta tundis… Lugesin täna hommikul Wall Street Journalit ja nägin artiklit teemal XXX, mis ajendas mind mõtlema … kuidas teie seda näete?

Siin on loetelu küsimuste tüüpidest, mis aitavad teil hoida vestlust keskendunud, produktiivsena ja õigel teel.

  • Mine/ei lähe: Kas me peame seda üldse arutama? Kas meil on üldse volitusi seda otsust teha? Kas me oleme õiged inimesed seda arutama? Kas meil on kõnes kõik õiged inimesed? Kas praegu on parim aeg seda arutada? Kas see on õige asi, millele me praegu keskendume? Kas seda oleks parem lahendada näost näkku/e-kirja teel?
  • Selgitades: Mida sa täpsemalt silmas pead? Teisisõnu tundub, et see, mida sa ütled, on … Kõigest sellest, mida ma olen kuulnud, tundub, et peamised probleemid on … Ma ei ole kindel, kas ma mõistan täpselt, mida sa tahad; kas võiksite võtta minuti, et selgitada… Teie antud numbrite järgi tundub, et … kas see on õige? Kas saaksite olla täpsem? Kas saaksite meile natuke üksikasjalikumalt anda?
  • Eeldused: Kuidas me teame, et see on tõsi? Kuidas saame olla kindlad, et need numbrid on õiged? Millistele eeldustele me selle lähtume? Kuidas nad seda mõõtsid? Milline oli selle teabe kogumise metoodika? Kes selle teabe edastas? Mis see veel on? Kuidas see erineb? Mis võib valesti minna? Mis on selles ainulaadset?
  • Põhjuslik seos: Mis selle põhjustas? Kes selle juhtumise eest vastutas? Mis oli teie arvates algpõhjus? Kes selle otsuse tegi? Mis ajendas selle juhtuma? Kes või mis olid teie arvates selle peamised tõukejõud? Mis viis meid sellele positsioonile?
  • Mõju: Mis sa arvad, mis juhtub? Kuidas see mõjutab … Milline on tõenäoliselt tulemus? Kuidas see võib meile haiget teha? Milliseid alternatiive näete? Kas sellest on kasu? Kui suur on teie arvates selle juhtumise tõenäosus?
  • Toimingud: Mida me peame kõigepealt tegema? Millised peaksid olema järgmised sammud? Kuhu me edasi läheme? Kuidas soovite sellega toime tulla? Kes vastutab? Kuidas me teame, kuidas edu välja näeb? Mis on elluviimise plaan? Kellel on vastutus?

7. Kuna esitate suurepäraseid küsimusi, on järgmine samm suurepärane vastuste kuulamine.

Minu jaoks on ainus viis selleks eemaldada kõik segavad tegurid. Samuti kordan oma peas ikka ja jälle seda, mida inimene räägib, et hoida vaimne loba vaos ja aidata mul info ajju lukustada. Teen oma peas pidevalt kokkuvõtteid ja parafraseerin nende kommentaare, et hoida keskendumist sellele, mida nad ütlevad, milliseid olulisi punkte nad välja toovad ja peamistele ideedele, mida nad väljendavad.

8. Lisaks suurepärasele kuulamisele on suurepärane märkmete tegemine.

Siin on võti luua enda jaoks süsteem, mille abil saate kiiresti ja hõlpsalt kätte kogu kõige kriitilisema teabe – omamoodi unikaalse stenogrammi koos teie jaoks arusaadavate sümbolite ja sõnadega. Ma ei suuda kuidagi rõhutada, kui väärtuslik võib olla heade märkmete tegemine; see on mulle rohkem kui ühel korral karjääri päästnud. Kindlasti dateerige kõik märkmed, loetlege Zoomi koosolekul osalejad ja märkige ära oluline teave.

9. Toimingu sammud.

Ärge kunagi lõpetage koosolekut ilma selgelt kindlaks määramata, mis järgmisena juhtub ja kes selle eest vastutab. Järgmine samm võib olla järjekordne koosolek, e-kiri, projekti käivitamine või lõpetamine. Suurepärane viis selleks on kasutada oma märkmeid, et teha peamistest teemadest kiire kokkuvõte. Kontrollige, kas kõik nõustuvad. Lisaks loetlege toiminguetapid ja tegevuse omanikud. Seejärel küsige kinnitust.

10. Viimane võimalus.

Tavaliselt lõpetan Zoomi koosolekud viimase võimalusega, et igaüks saaks oma arvamust või muret avaldada. Minu standardrida on: Kas enne lahkumist on küsimusi, muresid, probleeme, tagasilööke, tagasisidet või midagi muud pakkuda?

11. Vaadake üle oluline teave.

Vahetult pärast koosolekut leidke vaid minut või paar, et oma märkmed uuesti üle vaadata. Vajadusel lisage teave ja esitage märkmed.

12. Jälgige.

Pärast Zoomi koosolekut koostan sageli kõigile osalejatele kiire kokkuvõtte, mis kordab põhipunkte ja tegevussamme/tegevuse omanikke.

13. Kohtumise mured.

Kui tundub, et kohtumine ei õnnestu, võtan kohe ühendust mõne võtmeisikuga, et arutada nende muresid.

Noh, see on kõik, mis mulle praegu pähe tuleb; kui rohkem välja tuleb, saadan kaasa. Nagu ma alguses ütlesin, teadsite tõenäoliselt sellest juba palju; lihtne küsimus on aga järgmine: Kas teete neid asju iga olulise Zoomi kõne ajal?


Kui soovite minuga ühendust võtta, ootan teid hea meelega. Palun külastage minu saiti aadressil https://johnspence.com/contact/ ja andke mulle teada, kuidas saan aidata.

Liituge Johni ajaveebiga

Hankige uusimad ajaveebi värskendused teie postkasti.

Esitage Johnile küsimus

Miski ei motiveeri Johni rohkem kui nägemine, et tema kliendid õnnestuvad. Kui teil on küsimusi, küsige temalt! Ta aitab hea meelega, kui saab.

Küsi Johnilt

sarnased postitused

Leave a Reply